証拠を残しましょう：特に発注時の注意
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植村 貴昭 この内容を書いた専門家 元審査官・弁理士 行政書士（取次資格有） 登録支援機関代表 有料職業紹介許可有 |
証拠を残しましょう！特に発注時！
契約時には、権利義務関係だけではなく、いかにスムーズに通常業務を流すか、相手がミスをしたという場合に気が付けるかということを考える必要があります。
そのあたりは、このページに書いてあります。
ここでは、特に気を付けなければならないタイミングである、
発注時（注文時、購入時）について記載します。
発注をする場合というのは、たいてい、いつまでに、何を、何個、どの場所に納品してもらいたいかという明確な要求があると思います。
発注したのにその日に要求どおりのものが
来ないというのは怖くないですか？
植村はめっちゃ怖いです！
たいていは、どっか（お客様とか）にそれをさらに納品したり、
それを加工してさらに納品したりする必要があるはずです。
それに遅れたら、その責任って、
いやーぁ下請け業者が遅れちゃってね！とか、
外注したら遅れちゃってね！
とかって言えます！？
言えたとしても、その責任は、そんなところに発注して、
管理できないあなたの会社が悪いといわれるだけだと思います。
さらに、じゃあ、下請け外注先に責任を問おうとしたときに、
いえいえ、そもそも発注受けていませんから！
納期は聞いていませんからとか！
いわれてしまうと困りませんか？
植村はめっちゃ困ります！
さらに、相手のミスだとしても、
人間はミスをする生き物です！
ミスがなくても、郵便物がなくなったり、
インターネットが切断されてメールが届かなかったり、
しますよね。
そのようなことがあっても、気が付けたり、
相手のミスをカバーできるように、
契約段階で、手当てできることは手当てしましょう。
では、具体的にどうすればいいのか、
①発注段階では、証拠の残るメール、FAXで送る契約にしましょう。
しかしそれで安心してはなりません。なぜなら、届いていない、相手がその内容で納得して契約成立したのか分からないからです。
そのため、②の内容までしておく必要があります。
なお、この発注書には、通常と異なる場合は、ミスを防ぐために、
いつもと異なる部分は、強調してあげることが互いのためです。
個数
品版
単価
納品場所
納期
などが、いつもと異なる場合は、大きく強調してあげることが、ポイントです。
（契約書で決めた方がいいとは思いますが、発注者側に立つと、契約書にまで記載することは、
リスクです。これができていなかったので間違えたといわれるからです。）
② ①の内容の到達後、何日以内（通常は営業日で３日とか）に返事をする旨決めておく必要があります。
その際、返事がなければ成立したものとみなすという方法もあり、
これは便利ですが、通信事故で届いていないだけと、区別がつかず、
この場合には、相手に責任を問えないので、避けた方がいいです。
たとえ通信事故でなく、本当に届いていても、
受注ミスをした相手は、そんなメールやFAX届いていないといわれたらそれまでなのです。
したがって、必ず、相手からの返信をもらうようにしましょう。
その際、自動返信してくるシステム（特にメール）採用している会社もあります。
個人的には、大丈夫かなぁと思います。
なお、ここでの返事は面倒なので、
そのまま相手が何も書かずに、FAX返信してくる形式で十分だと思います。
ただ、自動返信の場合は、本当に大丈夫か確認する必要があろうかと思ます。
大抵の会社は、これは自動返信で、一定の時間までにこちらから連絡なければ、
今一度連絡するようにと、責任逃れをしている場合が多いからです。
もし、それが嫌なら、まさに、契約書で決めておく必要があります。
この②に対してさらに、返信するシステムも考えられますが、
そこまでする必要はないと思います。
少なくとも、受注の際にはこのようなことを契約書で決めておくべきです。
契約書関連ページ
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サルでもわかる契約！まとめ：契約書の教科書（契約書チェック・作成）
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