２回目以降更新(事務フロー） 在留期間更新許可申請
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植村 貴昭 この内容を書いた専門家 元審査官・弁理士 行政書士（取次資格有） 登録支援機関代表 |
注１：職業紹介は植村貴昭が行います （屋号:日本海外人材支援機構) 注２：特定技能の登録支援は 一社)日本海外人材支援機構が行います |
２回目以降更新(事務フロー）在留期間更新許可申請
フローの①から⑨各段階を完了するごとに、トレロのカードに記載
①見積書・請求書を送付
【見積書例】
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◆在留資格更新許可申請
〇〇さま分
書類作成、申請手数料として
〇〇さま分
書類作成、申請手数料として
100,000円
50,000円 x 2（名分）税率10%
◆収入印紙代
11,000円
5,500円 x 2（名分）税率0%
50,000円 x 2（名分）税率10%
◆収入印紙代
11,000円
5,500円 x 2（名分）税率0%
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【見積書メール例】
〇〇さんの更新申請 のご依頼をありがとうございます。
更新申請のお見積りを添付いたしました。
よろしければご請求書をお送りいたします。
ご確認お願いいたします。
ご確認お願いいたします。
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所属機関より見積書の内容で依頼の返信があれば、見積書を請求書に変換する。
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【請求書メール】
〇〇さんの更新申請 の請求書を添付いたします。
ご確認お願いいたします。
ご確認お願いいたします。
ご不明な点がございましたら何なりとお申し付けくださいませ。
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②提出一覧表を作成
入管HPより、特定技能外国人の在留期間更新許可申請に係る提出書類一覧・確認表をダウンロード
https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/specifiedskilledworker.html
第1表と第3表（エクセルファイル）をファイル名：「提出一覧表」で保存。
提出確認欄に、〇をつけつつ必要書類を把握する。
更新２回目以降の場合、基本は更新１回目と同じ必要書類（税書類の年度は変更あり）
前回の一覧表に「無〇」で、提出確認欄に過去に提出の記入がある場合には、今回「有〇」で新たに提出する必要がある。
前回の一覧表に「無〇」で、提出確認欄に過去に提出の記入がある場合には、今回「有〇」で新たに提出する必要がある。
③情報・資料の収集
課税・納税証明書を本人に代わって市区町村の役所に請求する。
市区町村のHPに入る。郵送用の証明書をダウンロードする。
入力し、返信用封筒、収入印紙、本人確認書類などをいれて郵送。
外国人本人の住所に届く。
郵送の場合１週間から１０日ほどで本人住所に届く。
郵送したら、所属機関にお知らせ・お願いメールをする。
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【メール例1】
〇〇さんのビザ更新にあたり、
税関係書類 と 写真提出 のお願いでご連絡いたしました。
税関係書類 と 写真提出 のお願いでご連絡いたしました。
おそらく来週中に、
〇〇さんの寮に 〇〇市役所より税関係の書類が届きます。
課税・納税証明書類です。
届きましたら、
〇〇さんの写真は、在留カード用の写真になります。
白い壁の前で、
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたら何なりとお申し付けくださいませ。
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更新時期によっては、申請時に必要な情報（所属機関売り上げ高・従業員数など）や、基本給が
新たにされる（※都道府県最低時給の賃上げ）ので、以下のメールをする。
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【メール2】
〇〇さんのビザ更新に際し、
提出いただきたい書類がありご連絡いたしました。
提出いただきたい書類がありご連絡いたしました。
必要書類
・最新の〇〇さんの賃金台帳または給与明細表
※１か月分で結構です
※１か月分で結構です
・令和６年給与所得の〇〇さん源泉徴収票
※令和6年1月～９/30までの収入の源泉徴収票が必要です
・第11期決算報告書（令和６年8/1から令和7年7/30）の
損益計算書と貸借対照表ページ
お忙しいところ恐縮ですが、
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【本人にお願いの場合】
こんにちは。
ビザの更新のために、必要な書類があります。
①令和6年度住民税の課税証明書（かぜいしょうめいしょ）
②令和6年住民税の納税証明書（のうぜいしょうめいしょ）
③令和5年分給与所得の源泉徴収票（げんせんちょうしゅうひょう）
④自分の写真
④自分の写真
①は、コンビニで発行できます。
②は、市・区役所で取得します。
②は、市・区役所で取得します。
③は、PDFデータで保存していたら、
④は、在留カードのための写真です。白い壁の前で、
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【添付書類】
・住民税の課税証明書（１年分）
・住民税の納税証明書
・給与所得の源泉徴収票
分野別
【添付書類】
・特定技能合格証、または技能実習専門級合格証
（・営業許可証など
（・協議会加盟証明書など
提出一覧表分野別の無関係の欄は削除する
④雇用契約書を作成
月給・時給額が都道府県の最低時給を下回っていないか確認。
【特定技能雇用契約書 1-5】
特定技能外国人の英字直筆サインが必要
【雇用条件書 1-6】
特定技能外国人の英字直筆サインが必要
特定技能外国人の英字直筆サインが必要
賃金規定などを参考に入力
【賃金の支払 1-6別紙】
控除項目は、各計算サイトを利用
定額（固定）残業代の手当がある場合は、残業時間数上限も決まっている。
※みなし残業代で、残業時間数上限に達しなくても毎月手当として支給される。
基本給の時給×1.25（時間外勤務用）×残業時間上限＝定額残業手当
※みなし残業代で、残業時間数上限に達しなくても毎月手当として支給される。
基本給の時給×1.25（時間外勤務用）×残業時間上限＝定額残業手当
※ということで、定額残業代が、残業時間用の時間給を下回っていてはいけない。
昇給したときに定額残業代の変更が必要
昇給したときに定額残業代の変更が必要
固定残業代は記入する（毎月払われるから）
時間給を計算するときは、固定残業代を含まない基本給を月労働時間時間で割る。
会社の都道府県の最低賃金を下回らないように。
下回った時は、所属機関に連絡し修正が必要
社保の計算：https://www.kyoukaikenpo.or.jp/g7/cat330/sb3150/
基本給の等級（毎年計算表が変わるので注意・本社ではなく勤務先の都道府県）
健康保険の折半額＋厚生年金保険の折半額→概算を記入（通勤手当・残業手当など細かいものはここでは不要）
雇用保険の計算 https://keisan.casio.jp/exec/system/1324267303
基本給＋手当
源泉徴収税の計算 https://keisan.casio.jp/exec/system/1527476109
基本給＋手当－社保（ここでは健康保険と厚生年金保険）
※扶養家族は考えなくてよい（０人で計算）
※雇用保険は本人も負担、労災は会社が入る保険なので本人負担などはない
所属機関へメール添付でPDFを送り、サイン押印後メール添付で返信してもらう
・支援委託契約書（弊所への委託契約が初めての場合）
・特定技能雇用契約書1-5
・雇用条件書1-6 最初のページ
・雇用条件書1-6 最初のページ
※外国人本人にLINEなどで押印済みPDFを送り、スマホ上でサインしてもらうこともある
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【メール例】
雇用契約書のサイン押印 と 写真提出 のお願いでご連絡いたしました。
〇〇さんの雇用契約書を添付いたします。
サイン・押印の上、メール添付にて提出をお願いいたします。
サイン 特定技能生の英字表記署名 ２か所
押印 〇〇さま ２か所
※サイン押印箇所の見本を添付いたします。ご参照ください。
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SKYPDFで、提出一覧表・雇用契約書・添付資料を１ファイルにする。
ファイル名：「○○（外国人氏名）添付資料」（令和8年より複数ファイル可になるかも）
ファイル名：「○○（外国人氏名）添付資料」（令和8年より複数ファイル可になるかも）
⑤オンラインシステムに入力・申請
令和８年よりシステム変更のため、修正加筆する予定
法人・弁護士・行政書士
ログイン
申請情報入力
期間更新 を選択
支援者名簿、雇用契約書、前回の控えを参考に入力する。
植村貴昭（植村総合事務所）
〒 331-0061
埼玉県さいたま市西区西遊馬1813-1-1-203
電話： 048-782-9007
FAX： 048-782-9007
職業紹介事業者 届出番号１１－ユー３００７６２
受理年月日2019-05-01
植村総合事務所
登録番号 ２１登００６３０９
登録年月日 ２０２１－０７－２８
英語,中国語,ミャンマー語,ベトナム語,ネパール語,
分野ごとの有無チェック表 記載例の一番下（１１枚目）
メールアドレスは sgai〇@polaris.xsrv.jp 〇は1から10までの数字。
添付書類と写真は入力完了後、別ボタンから添付。
申請者選択の青丸が入力ごとに一番上に戻るので、毎回チェックする。
最終登録前に 「控えを保存しましたか」 のチェックボックスが出たら
ページのどこかで右クリック→印刷→PDFで保存→フォルダ「1 入管申請」に入れる
ページのどこかで右クリック→印刷→PDFで保存→フォルダ「1 入管申請」に入れる
添付資料は圧縮（I♡PDF）写真もペイントで圧縮（写真が入ってるフォルダの右上に「ペイント」あり。こちらでサイズを20％にして上書きするとサイズが30ｋ以下になる）
⑥入管からメールが届く
申請後、入管から３通メールが届く
１通目：件名 申請受付完了のお知らせ（仮番号）
２通目：件名 申請受付番号のお知らせ（申請受付番号 ： 東オンＥＶ123456789）
３通目：件名 審査完了に関するお知らせ
「０from入管」のフォルダに受付完了のお知らせ（仮番号）をPDFで保存
受付番号（本番号）の付与は翌日。メールが届いたら同じフォルダに保
申請者の外国人と所属機関担当者に受付番号のPDFを送る。
通常は 受付番号のPDFを送りますが、お休みを挟む場合は仮受付番号のメールを送付。
トレロに、仮番号と申請受付番号を入力
「⑥入管から
受付仮番号：12345679
申請受付番号：東オンＥＶ123456789」
トレロのカードを「更新」のテーブルから「申請完了」へ移動。
申請受付番号が非常に大切。
在留カードが期限切れのときは、
入管から「審査完了に関するお知らせ」メールが届いたらフォルダ「０from入管」に保管。
⑦預かり証を送付
新在留カード交付のため、現在留カードとパスポートをレターパックで弊所に送付してもらう。
その際に、「在留カード預かり証」を出す。
個人名フォルダ→フォルダ「200 在留カード＆パスポート」の中に、
ファイル「在留カード預かり証」がある。申請受付日などを修正してPDFにする。
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【メール例】
○○さんの審査が完了しました。
添付ファイルをご確認くださいませ。
つきましては、在留カード交付の手続のため
○○さんの在留カード、パスポートを弊所までご郵送お願いいたします。
○○さんには、
添付の在留カード預かり証 をスマホに保管するようにお伝えいただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
ご不明な点等ございましたら何なりとお申し付けください。
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⑧交付申請
弊所に届いたら、交付申請
交付しましたメールを入管から受け取る→外国人本人に教える
新旧在留カードを受け取る→すぐにPDFにして所属機関または本人に送る
支援者名簿の情報更新
次回用に新在留カードで預かり証を作成
⑨新在留カード・パスポートを郵送
新旧在留カードとパスポートをレターパックで所属機関または本人に送る
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