四半期ごとの定期報告・特定技能（手控え）
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植村 貴昭 この内容を書いた専門家 元審査官・弁理士 行政書士（取次資格有） 登録支援機関代表 |
注１：職業紹介は植村貴昭が行います （屋号:日本海外人材支援機構) 注２：特定技能の登録支援は 一社)日本海外人材支援機構が行います |
定期報告をする
定期報告年間スケジュール
【定期報告とは】
定期報告とは、会社が外国人を適正に扱っているかを報告すること。
外国人の入社日にかかわらず、規定の四半期（3か月に一度）ごとに報告を作成する。
【定期報告の方法】
所属機関分（会社）と登録支援機関分をそれぞれ電子届出システムで申請する。
※所属機関のIDとPWで所属機関用届出
※事務所のIDとPWで登録支援機関用を届出
※新たに利用申し出を行うこと
https://www.moj.go.jp/isa/
定期届出一覧 https://www.moj.go.jp/isa/content/001361529.pdf
※電子届出システム申請の場合は複数人でも名簿不要 CSVにした一覧表が4-3別紙となる。
支援機関分の定期報告面談の①外国人の名前→4-3別紙（CSV)参照 と入力
※電子届出システムは3-6に相当。3-6別紙不要。
（2023年よりテンプレートファイルに参考様式書類は入っているが、時々様式に変更がないかチェックする）
登録支援機関IDで届出をする場合：2024/第１四半期より所属機関分には、委任状を添付する。
※→保存場所にローカル（パソコンのデバイスとドライブ→OS→個人名ファイル）を指定する。
※コンテンツの有効化（画面上帯）を忘れずに！
長い方→所属機関 短い方→登録支援機関
各所属機関の給料振込日
C:\Users\polag\OneDrive\1-154 特定技能３\2-000 登録支援機関\「定期報告リスト」
または、トレロ説明欄
【定期報告の連絡メール】
1月.4月.7月.10月の初めに、所属機関宛てに定期報告の資料お願いのメールを送る
株式会社〇〇
〇〇さま
平素より大変お世話になっております。
太字箇所にご留意のうえ、下記資料のご準備をお願いいたします。
必要資料はメール添付にてお送りくださいませ。
①タイムカード（出勤表） 4月（4/1-4/30）5月（5/1-5/31）6月（6/
②賃金台帳 4月度給与（3/1-3/30稼働）・５月度給与（4/1-4/30稼働）・６月度給与（5/1-5/30稼働） ※申請時の比較対象日本人分も同月をお願いいたします。
③給与銀行振込明細書 ４月〇日、５月〇日、６月〇日 口座振込分※〇に各所属機関の振込日を入れる
※銀行通帳の振込ページをコピー、
特定技能１号新規雇用者で、定期報告期間の途中から仕事をするときは、①タイムカード欄に
ex 1/1（※入社日からで結構です）~3/31 ←このように開始日のあと但し書きを書いてもいい。
４月 始め～６月末までの期間中について教えていただきたいこと
前回と変更ない場合は【変わりなし】で結構です。
① 特定技能1号外国人と同じ業務についている人の総数 〇名
内 外国人雇用人数 〇名
特定技能1号外国人と同じ業務についている人の総数のうち
新規雇用人数 〇名
内 外国人数 〇名
② 特定技能1号外国人と同じ業務ではない従業員数 〇名
内 外国人雇用人数 〇名
※例えば、総務、人事、経理等が該当します
従業員総数の内新規雇用人数 〇名
内 外国人 〇名
③ 特定技能1号外国人と同じ業務についている人の離職者数について 総数 〇名
内 自己都合 〇名 そのうち外国人〇名
内 会社都合 〇名 そのうち外国人〇名
④ 会社として特定技能1号外国人に福利厚生費として出した金額
給与に含まれる手当ではいないもの。
※ 家賃補助、社宅費用等、日本語教育、日本文化等の行事への参加費用
⑤ ○○さんを受け入れるために要した費用
会社で負担した費用（制服、備品等）
外国人が負担した費用（就労、寮で生活するために必要なもの）
※ ⑤は特定技能で新入社員がいる場合です。
特定技能１号の新規雇用者がこの期間に入ったかの確認は
・トレロの「申請済み」カード
・定期報告ファイルのPDF在留カード交付、指定書などの特定技能許可日を見る。
（入社日は、その日とは限らない）
・支援者名簿↓に特定技能許可日あり
OneDrive\1-154 特定技能３\2-000 登録支援機関\7 その他
↓
資料が届き始めるので、進捗が分かるようにしながら進行。
桐生先生からのOneDriv資料の開く方
添付のファイルをクリック→「共有を開く」の下、ほかの方法のリンクをクリック→受信アドレスを開く→
私のメールアドレスを入れる→検証コードが送信される→コード入力→OneDrivが開く→各PDFファイルを閲覧できる→各ファイルをダウンロード（ZIPファイルだとエラーになるため）
【作業手順：所属機関分】
12/21-1/20の勤務分を2/10に支払う（2/10振込分）２月分として記載
入管のQ&A
【添付資料】
SKYPDFにて、タイムカード・賃金台帳・銀行振込明細にまとめる
そのほか CSV・（理由書）も必要に応じて添付
※AdobePDFで不要な部分を消す方法→広範囲の場合は、投げ縄ツールの中にある長方形を使用。
【作業手順：登録支援機関（ほぼ添付資料）】
・定期面談報告書5-5号 外国人用
・定期面談報告書5-6号 監督者用
・相談記録書 5-7号
・遅延理由書
・複数人の場合：CSV作成
・対象者名簿
２人以上でエクセルの名簿CSVを作成しない場合に添付し、定期面談報告書①外国人氏名の欄に名簿参照と入れる（複数人でCSVがある場合でオンライン申請の場合は不要）
所属機関用：CSVテンプレート：は電子届出システム→所属機関→定期1・3→ダウンロードファイル受入れ状況に係る届出をダウンロード（デスクトップに置くとファイルが壊れるため、ローカルファイルを選んで入れる）
５－５定期面談報告書（外国人用）
複数名でCSVがあるときは、外国人氏名の欄に
「支援実施状況に係る届出参照」と入力
PDFの定期面談報告書（外国人用）・定期面談報告書（監督者用）・相談記録簿
その他・理由書・CSVを必要に応じて添付
電子届出システム申請
所属機関と支援機関を、それぞれ入力し、
整理番号とパスワードメールを受け取る。→トレロに整理番号を入力
入力できないものはex携帯番号はダミー番号９９９でよい。
【所属機関分の申請】
添付資料がすべてそろったか確認し、前回の申し込み分をデスクトップに出す
↓
電子届出システムログイン→カテゴリー選択（ほかの項目はチェック無し）→所属機関→絞り込み→定期１・３（所属機関）→同意
実施に要した費用→３か月分の定期支援料＋メールに記載の福利厚生費
人件費シートに福利厚生費がある場合、会社負担分額を入力する。
作成責任者→所属機関の担当者
再入力→修正（添付ファイルも修正可能）で、新しい整理番号をフォルダに入れる。
【登録支援機関】
ログイン→カテゴリー選択（ほかの項目はチェック無し）→登録支援機関→絞り込み→定期報告（支援機関）→同意
相談記録書がある場合→内容欄に別紙参照
電子届出が完了したらトレロの定期支援料のカードに「定期報告済み」を入れて、ラベルを付ける
どちらか一方だけ電子申請した場合も番号とパスワードを入力する
定期報告フォルダ階層
リンク
定期又は随時届出に関するもの
https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/nyuukokukanri10_00002.html
https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/10_00020.html
定期届出登録機関用 一覧 https://www.moj.go.jp/isa/content/001361529.pdf
定期届出所属機関用 一覧https://www.moj.go.jp/isa/content/001361528.pdf
特定技能 まとめ参考ページ
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