定期報告｜特定技能の教科書
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植村 貴昭 この内容を書いた専門家 元審査官・弁理士 行政書士（取次資格有） 登録支援機関代表 |
注１：職業紹介は植村貴昭が行います （屋号:日本海外人材支援機構) 注２：特定技能の登録支援は 一社)日本海外人材支援機構が行います |
登録支援機関が行う３カ月に一度の定期報告とは
登録支援機関は３ヶ月に一度、入国管理局へ定期報告を行う義務があります。
内容は、外国人をどのように支援したかを記載しますし
所属機関に業務委託をされていれば、会社分も報告します。
最新情報（コロナの影響による対応）
この面談は、従来、遠洋漁業のような場合を除き、
必ず直接、会って面談することになっておりました。
（テレビ電話、Zoom、Skype、teamsはダメ）
しかし、コロナの影響によって、
収束するまでの間、テレビ電話等を使うことが許されています。
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令和２年４月１４日 特定技能外国人の支援として行う 新型コロナウイルス感染症の拡大を防止するため，特定技能外国 |
一応、以上の内容は、2023年6月時点でまだ消されていないうえ、
私の調査の範囲では、取り消した旨の通知も見つけることができませんでした。
そのため、まだ、Webで面談等しても許されるのではないかと判断しております。（ただ、調査が足りずに、既に撤回されている可能性もあります。）
報告期間は、四半期に１回です。
(1) 第１四半期： １月１日から３月３１日まで
(2) 第２四半期： ４月１日から６月３０日まで
(3) 第３四半期： ７月１日から９月３０日まで
(4) 第４四半期：１０月１日から１２月３１日まで
期日は、当該四半期の翌四半期の初日から１４日以内
つまり（１）であれば、4/15までに入管必着です。
遅れると、報告遅延理由書の提出を要求されてしまいます。
ただ、遅延理由書はそれほど大きな問題ではないので、
例えば、ビザの記載内容と異なるなどの実質的な違反がないのであれば、
ごめんなさい、次からちゃんと出します。と書けば、許してくれるようです。
報告期間が必要ない場合
前述の様に定期報告が必要ですが、まだ、ただ一人の支援も始めていない場合には、
提出する必要はありません。
Webページに記載がないため、念のために何もしていない旨の書類を提出しましたが、
不要ですと言われてしまいました。
報告内容
① 雇用契約通りの待遇で働いて賃金をもらっているか
② 暴力などの不正行為や、通帳、旅券・在留カードの管理をうけているか
③ 生活や健康でなどで困っていないか
④ 出入国や労働法関係等法令違反がないか
⑤ 相談や問題にどのように対処したか
など、以下の報告書に、登録支援機関分と特定技能所属機関の両方を作成する必要があります。
登録支援機関分
１．支援実施状況に係る届出書
２．相談記録書
３．定期面談報告書（１号特定技能外国人用）
４．定期面談報告書（監督者用）
特定技能所属機関分
登録支援機関に委託している場合
１．受入れ・活動状況に係る届出書（参考様式 第3－6）
２．特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払い支払状況（参考様式第３ー６別紙）
⇓
ちなみに、よくある賃金台帳と法務省のフォーマットは項目名がちょっと違います。
しかも、Word・・なんです。
ですから、エクセルでフォーマットを作成してから金額を転記すると間違いがないです。
基本給額及び最低賃金の対象となる諸手当総額で最低賃金を確認します
最低賃金の対象とうなる賃金は、毎月支払われる基本的な賃金です
詳しくは厚生労働省の最低賃金の対象となる賃金をご確認ください
その後、支給金額を振込明細票で確認が必須です。
そして、登録支援機関に支援を依頼していない場合は、さらに
４．相談記録書
５．定期面談報告書（１号特定技能外国人用）
６．定期面談報告書（監督者用）
も提出しなければなりません。
これらの報告書の様式は、法務省のHPにありますが
登録支援機関による支援実施状況に係る届出
特定技能所属機関による支援実施状況に係る届出
特定技能運用要領・各種様式等
ですが、いざ定期報告をすると他にも書類を求められます。
その他の書類
１．賃金台帳
２．タイムカード
３．振込明細書又は通帳の給与振込のコピー等
４．身分証明書（所属機関、登録支援機関分）
５．生活オリエンテーションの確認書等
６．不足事項・提出期限遅延の場合の理由書等
７．特定着の外国人の報酬に関する説明書（参考様式第１ー４）
比較対象とした日本人労働者が退職した場合は、別の対象者を選定・作成
また賃金台帳も必要です
つまり、入管はその外国人を本当に契約通りに雇用しているのかを知りたいのです。
これまで多くの技能実習生が、賃金の低さや劣悪な待遇を理由に
失踪したと報道されてきました。
最低時給をクリアしているか、タイムカードと賃金台帳、そして本当に
賃金台帳に記載されている金額が、本人に振込まれているかを
振込明細書で確認したいのです。
これらの報告は、かなり手間のかかる事務作業であり
外国人との定期的な面談も必要となります。
ちなみに所属機関が提出する下記の書類は、登録支援機関であっても
行政書士、又は弁護士以外に依頼し作成することは認められません
１．受入れ・活動状況に係る届出書（参考様式 第3－6）
２．特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払い支払状況（参考様式第３ー６別紙）
というわけで、弊所のような行政書士がおこなっている登録支援機関に委託契約しているならば
実際の支援、報告書の作成から入管への提出まで委託することができます。
登録支援機関を比較したい場合はこちらのページをご覧ください
©行政書士 植村総合事務所 代表 行政書士 植村貴昭
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